旅行政策及程序

本页为您提供旅行政策和程序的高级概述 at UNC.  更多博天堂官方网站旅行问题的详细信息，请联系 你的会计专家，采购，或参考第5章 大学的财政规则.

由于旅行是一项敏感的支出，经常受到公众的密切关注， 联合国军司令部的所有旅行和所有开支都应保持最高的诚信 -国家是否拨款、赠款、辅助或联合国军司令部负责的其他资金 - -应按照联合国军司令部政策和程序的精神和文字作出.

• 旅行授权(须在发生任何旅行费用前申请)

  A 旅行授权 (“TA”)表格必须填写所有UNC旅行，无论UNC是否资助 这次旅行的费用是多少. 如果要使用联合国军司令部的资金，则必须完成技术援助表 在任何费用发生之前. 此表单要求您确定目的 旅行的费用将由UNC支付，并且您将获得必要的 旅行批准. See the 旅行授权指南 ，以协助填写或批准电讯局长.

  申请助教所需的批准将因旅行地点和地点而异 你所在的学院或院系. 下面是批准的一般指南 都是必需的，但有什么特别的，请咨询你们的会计专家 你的学院或院系需要的批准或流程. 

   员工的旅行者

  • 同日州内旅行:
    • • No TA Required.
  • 州内过夜旅行或任何州外旅行(无论过夜):
    • • 大学教职员工旅行者: FOAP审批人、院长和补助金/基金会审批人.  
      • Athletics:通过体育商务办公室、助学金/基金会完成所有文书工作 需要的审批人.
      • 所有其他员工及旅客: FOAP审批人，副总裁或副总裁助理/助理，赠款/基金会 需要的审批人.
      • Dean/AVP: FOAP审批人、副总裁和补助金/基金会审批人.
      • VP Travelers:  FOAP审批人、总裁和补助金/基金会审批人.
  • 国际旅行: 
    • • 大学教职员工旅行者: FOAP审批人(会计专家)，院长，OGE，教务长和赠款/基金会 需要的审批人.
      • Athletics通过体育商务办公室完成所有文书工作. 除了 正常的程序，助教还必须由OGE，高级副总裁批准 Finance & 行政管理和补助金/基金会批准人(如有需要).
      • 所有其他员工及旅客: FOAP审批员(会计专员)，OGE，助理/助理副总裁或 如有需要，副总裁和奖助金/基金审批人.
      • Dean/AVP: FOAP审批人、副总裁和补助金/基金会审批人.
      • VP Travelers: FOAP审批人、总裁和补助金/基金会审批人.
    • 所有国际旅客都必须遵守额外的政策和规定 of OGE.
    • 大学资助的国务院指定国家的旅行 3级或4级不允许. Please visit the State Department 网站，以确定是否有任何限制到位.
  • 旅费由教务长办公室或研究和赞助项目办公室支付 ("ORSP"):
    • 如果旅行者获得了教务长办公室或ORSP的旅行资金，请提供一份副本 旅行奖励信需要附上，以表示基金批准. Since 该信函是附在助教的，不需要基金审批人的批准(但需要全部批准) 仍需其他批准).

  非unc员工旅行者

  非博天堂官方雇员旅行者通常是学生或其他个人谁不是 联合国军司令部的雇员，并没有作为独立承包商获得报酬. 旅游相关费用 对于独立承包人，必须将一次性支付的款项加到个人的总费用中 单独的旅行报销不会支付给这一类的个人.

  非联合国军司令部雇员也必须遵守同样的旅行政策和程序 员工的旅行者. 除了填写旅行授权表，非unc 雇员旅行者必须填写并提交W-9表格和直接存款授权书 表格，以便他们可以在财务系统中建立收到报销 他们的旅行费用.

• 允许的差旅费

  代表联合国军司令部旅行的人只能向联合国军司令部收取允许的费用 根据联合国军司令部的财务规则，并已由适当的FOAP审核员批准.  允许的差旅费用包括但不限于:

  • Airfare
    • 航空旅行必须以最经济、最令人满意的方式完成 完成大学的业务.
    • 除非事先获得旅客的批准，否则不允许升级 比如安全、健康或残疾/特殊需要.
    • 包机航班需要采购部门事先批准 & Contracts Office.
    • 一件行李的行李费是允许的.  第二个包的收费需要预先批准 由FOAP审批人批准.
  • Lodging
  • 膳食和杂费(参见每日津贴部分了解更多信息)
  • 地面交通-包括出租车，班车，Uber/Lyft，地铁，火车，通行费， and parking
  • Rental Cars
  • 个人车辆使用里程
  • Parking
    • DIA的停车费限制为每天18美元
    • 车库/停车场的停车费可按向旅客收取的费率支付/报销
• 非允许的差旅费用

  以下费用可能不会记入博天堂官方VISA卡，也不会报销 to a traveler:

  • 酒精饮料
  • 娱乐费用
  • 个人开支超出每日津贴所容许的杂项开支
  • 因政治活动而产生的旅费
  • 交通罚款和停车罚单
  • 一天旅行的餐点
  • 国内旅游保险(除非院长/主任事先批准) Risk Management)
  • 租车保险，但使用损失保险除外(见地面交通) (参阅更多资料)
• 如何支付与旅行有关的费用

  在任何可能的情况下，应使用博天堂官方VISA卡支付所有允许的旅行费用 (餐费除外)已批准由大学资金支付.  Please 请参阅上文允许的旅行费用部分，以获得考虑的列表 可列支的费用.  博天堂官方将为旅行者提供每日膳食(见《博天堂官方网站》) (参阅额外资料).

  对于那些选择不使用博天堂官方签证进行允许支出的旅行者， 请注意，报销申请可能会延迟30天.

  对于所有不能从博天堂官方VISA卡上扣除的费用，请提供旅行报销 表格应于收到你的电邮后60天内递交予应付帐款 trip. 60天后收到的任何报销表格将被考虑 根据美国国税局责任计划(见定义部分)的应税报销 以下是更多信息).

• Per Diem

  大学每天为旅行者提供膳食和杂费. 学院或院系可能会制定较低的每日费率，所以请与 如果您有博天堂官方网站正确的问题，请咨询您的主席/董事或会计专家 per diem rate.

  • 国内旅游-在连续48个州，哥伦比亚特区，和美国领土
    • 每日津贴按帐单上列出的费率支付 GSA website.
  • 国际旅行- 48个州以外的地区，哥伦比亚特区，和 US Territories
    • 每日津贴在M .支付 & IE费率概述在 美国国务院网站.
      • See Appendix B 早餐，午餐，晚餐和杂费的明细

  在旅行的第一天和最后一天，每日津贴按每日津贴的75%支付. 此外，每日津贴将减少，以反映向旅行者提供的任何膳食 由会议或主办实体.

  每天大约5英镑会存入旅行者的个人银行账户 预定出发日期前的工作日. 请注意，每天 是根据TA提供的资料支付的，所以每日津贴不会支付 如果助教没有提前足够长的时间提交，则可以提前申请.

• Rental Cars

  如果确定需要租一辆车，旅行者应该从 Hertz, Avis, Budget和Enterprise作为UNC从这些机构获得折扣 根据科罗拉多州协商的合同.

  UNC Visa卡应用于所有租车，因为它提供主要碰撞 除了卡车，越野车和15人座货车，所有车辆都有损坏保险. As secondary 保险方面，联合国军司令部提供赔偿责任和实物损失的保险. In addition to 由UNC VISA卡提供的保险和UNC的保险政策，企业 和赫兹还提供免费的损害豁免保险，作为折扣的一部分 rate. 旅行者可以考虑购买使用损失保险作为UNC的保险 保单承保使用损失，每天100美元，最高1,000美元，或承保 ten (10) days. 检查你的私人汽车保险，看看是否失去使用租赁 车辆在你的个人保险范围内，任何额外的费用都由你承担 超出了联合国军司令部的限制.

  请注意，这些保险政策只适用于列出的司机， 所以如果不止一名博天堂官方的员工开的是租来的车，那就都是个人驾驶 need to be listed.

  为了获得折扣和保险金，你必须使用合同 出租时的代码. 折扣代码如下:

  • Avis: A514100
  • Budget: T143828
  • 企业租车:XZ12450
  • Hertz: 65579

  请注意，这些相同的折扣和福利适用于UNC员工 使用以上提供的折扣代码供个人使用.

• 里程/提前还款

  自2023年1月1日起，美国国税局将提高里程报销率. UNC will 按0美元的费率报销里程.23年1月1日以后完成的行程每英里59英镑.

  在1/1/23之前完成的旅行里程报销将在 之前的2022年税率为0美元.56 per mile.

  • 里程预付-往返机场到家
    • 根据修订后的美国国税局规定，从家到机场的里程现在可以提前 与任何索赔的每日津贴. 这可以在提交助教时申请 OnBase.
      
      
  • 里程报销-所有其他里程
    
    • 所有其他个人车辆的里程只能在以下情况下申请发还 旅行结束了. 旅行报销表，连同批准的复印件 隔夜/州外旅行的TA，应提交给应付账款 旅行结束后60天. 请与你的会计专家合作 提交此表格.
    • 当天旅行的里程报销可以在不附上TA的情况下提交.
• Lodging Discounts
  • 林肯公园格里利希尔顿逸林酒店- UNC的既定费率
    • UNC商务费率，根据房间入住率，适用于支付的住宿 a UNC Visa.
      • $114.单人房或双人房每晚00英镑
      • $124.每晚00美元，三人间
      • $134.每晚00美元，四人间
    • UNC的朋友和家人的价格提供公布的价格15%的折扣，是可用的 任何与博天堂官方有关的人，例如那些访问博天堂官方的人 自己的住宿，北卡罗莱纳大学校友，北卡罗莱纳大学学生家庭访问，以及北卡罗莱纳大学教职员工 留作自用.
    • 要获得UNC房价，用信用卡支付的客人必须直接预订 电话是1-800-222-TREE(8733)，而不是通过任何网站.  The 逸林酒店的网站不提供UNC房价，因为它是由希尔顿公司托管的.  客人必须在预订时询问UNC价格.
• Parking Discounts

  WallyPark为科罗拉多州员工提供商务和个人旅行折扣.  统一费率是7美元.自助停车费每天50美元，外加10美元.贴身男仆每天00英镑.  These 价格包括所有税费.  为了预定座位，占个便宜 此折扣，您必须使用 科罗拉多州的保留区.  如果您使用他们的常规网站，将适用常规费率.

  如果您没有预订，您仍然可以出示您的UNC名片或员工 在出口时向收银员出示身份证以领取折扣.

• Helpful Links

  货币转换
  E-470收费计算器
  Per Diem Rates
  国务院旅游建议
  旅行授权表格
  旅行授权指南
  UNC Travel Guide 

• Definitions
  • FOAP Approver: 有权批准联合国军司令部经费支出的一个或几个人 指定的帐户字符串.
  • 国际旅行: 旅行以外的连续48个州，哥伦比亚特区，阿拉斯加，和 Hawaii.
  • 国税局问责计划: 美国国税局博天堂官方网站什么是和什么不是对旅行者的应税报销的指导方针. In order 如果报销是免税的，旅行必须是出于商业目的 报销必须在旅客返回之日起60天内完成 任何超额报销或预付款必须退还给博天堂官方 自旅行者旅行归来之日起60天内. 如果这些指导方针 都不符合，那么报销会不会被视为应税收入 向美国国税局申报. 确定什么是应纳税和不应纳税的 受美国国税局法规CFR 31的指导.3121(a)-3(c)， IRS第62(a)(2)和62(c)条， 《博天堂官方网站》和《博天堂官方》.
  • 其他州的旅行: 在科罗拉多州以外的地方旅行.
  • Same-day Travel: 不需要过夜的旅行，不需要助教.